Nezmožnost načrtovanja svojih poslov in delovnega dne vodi do tega, da postopoma naraščajoči obseg nalog ostaja neizpolnjen. Misli o nesortirani pošti in mapah z dokumenti, ki ostanejo na namizju, preganjajo tudi po službi. Nervozni ste, vaš spanec je moten, pridete na delovno mesto, ne da bi dovolj spali, in vaša zmogljivost se zmanjša. Nimate še več časa, pojavi se verižna reakcija. Vaša naloga je, da jo prekinete.
Navodila
Korak 1
Če se odločite za optimizacijo delovnega dne, takoj preidite od besed k dejanjem. V skladu s svojim značajem, strukturo stvari, ki jih počnete na delovnem mestu, številom neizpolnjenih obveznosti izberite najboljšo strategijo. Nekaterim bo dovolj, da se preprosto zberejo in prisilijo, da dosledno upoštevajo urnik dela, prekinejo pa le za kratek počitek. Nekateri ljudje potrebujejo le majhno prilagoditev svojemu urniku dela.
2. korak
Spremenite način dela z dokumenti. Ne smete jih deliti na tiste, ki so bolj nujni in ne tako. Vseeno ste se ob seznanitvi z dokumentom že povsem oblikovali o njem in v glavi imate že različico odgovora nanj. Ta dokument izvedite takoj, tako da se vam ni treba vrniti k njemu drugič ali tretjič.
3. korak
Načrtujte svoj dan tako, da najtežje delo, ki zahteva osredotočenost in jasnost misli, pade v urah pred kosilom, ko ste tako vi kot možgani še sveži in lahko hitro in jasno sprejemate odločitve ter obdelujete informacije. Po opravljenih prednostnih nalogah se nato na stroju vrnete k tistim, ki jih lahko brez pomislekov opravite.
4. korak
Del delovnega časa pogosto porabimo za iskanje pravega dokumenta, normativne zbirke, samo pisalne potrebščine. Organizirajte svoje delovno področje tako, da ima vsak dokument in sponka svoje stalno mesto. Če želite postaviti tisto tehnično in referenčno literaturo, ki mora biti vedno pri roki, uporabite viseče police ali omare, do katerih lahko vedno pridete, ne da bi vstali s stola in vas njihovo iskanje ne moti.
5. korak
Začnite načrtovati ne samo svoj delovni dan, ampak tudi počitek po službi, ob koncu tedna. Če boste takšen režim upoštevali 24 ur, se boste zelo hitro navadili načrtovati vsako minuto svojega časa. To pomeni, da bo vaše življenje postalo urejeno in mirno, za vse boste pravočasno.
