Če pravilno ne upravljate časa med delovnim dnevom, lahko pride do sindroma prekomernega dela in kronične utrujenosti. Upoštevanje preprostih pravil vam bo omogočilo učinkovitejšo izrabo delovnega časa.
Uspeh in kariera sta pogosto odvisna od upravljanja s časom, sposobnosti načrtovanja časa. Nobena skrivnost ni, da nekaterim uspe vse narediti na delovnem mestu in pravočasno zapustiti službo, drugi pa ves čas ostanejo v pisarni do poznih ur in revizijo sprejmejo doma. Mnogi poznajo nenehno naglico, kopičenje nalog in nalog, nezmožnost, da bi se zaradi ogromne količine dela osredotočili na trenutno nalogo. Prekomerno delo je posledica dolgotrajnega dela pod časovnim pritiskom.
Če želite pravilno organizirati svoje dejavnosti, morate:
- V nekaj delovnih dneh opravite popis svojega časa in upoštevajte pomanjkanje jasnega urnika, prepozno dokončanje nalog, motnje, ki jih povzročajo obiskovalci in telefonski klici.
- Analizirajte začasne izgube. Kjer je bilo za določeno nalogo porabljenega več časa, kot je bilo potrebno. Koliko časa je bilo porabljenega za telefon, ali so bili vsi telefonski pogovori osredotočeni ali vmešani v pogovore o drugih temah. Kako pogosto je bilo čez dan komunikacija z ljudmi, ki so "jedli" čas. Kakšno je bilo vedenje v nepredvidenih situacijah: brezciljni prepir ali hitra in natančna reakcija?
- Zastavite vprašanje "Ali imam rad svoje delo?" Nobenega dela ni mogoče hitro in dobro opraviti, če se človek nad njim zgraža.
Kje začeti?
- Določite cilj, da se ne boste izgubili v malenkostih in razumeli, kam iti.
- Naredite načrt: 60% - predvideni čas, 20% - nepričakovani čas, 20% - spontani čas. Prihajajoče poslovanje je treba razdeliti na dolgoročno, srednjeročno in kratkoročno. Načrtujte samo obseg nalog, s katerimi se je res mogoče spoprijeti.
- Vodenje dnevnika je najpomembnejše orodje za samoupravljanje, dobro orodje za načrtovanje in nadzor. Načrte je treba prilagoditi in spremeniti, če se izkažejo za neizvedljive.
- Upoštevajte načelo prednosti. Dajte prednost. Nepomembne naloge odložite za nekaj časa. Preizkusite klice, naloge, pisma in druge manjše zadeve, ki jih je treba izvesti takoj, kolikor je mogoče.
- Naučite se reči "ne" sodelavcu, ki prosi, da to delo opravi namesto njega, če: očitno to lahko naredi sam; zapadli roki lahko počakajo; nalogo bi moral opraviti včeraj.
- Upoštevajte pravila za začetek dneva, glavni del dneva in konec dneva. Pravila za začetek dneva: vstanite po prebujanju s pozitivnim razpoloženjem, brez mahanja; ponovno preverite delovni načrt za ta dan; vse zapletene in pomembne stvari zjutraj; najprej rešite ključne naloge. Pravila glavnega dela dneva: zavrnite dodatne nujne zadeve; izogibajte se nenačrtovanim impulzivnim dejanjem; pravočasno ustavite, ohranite izmerjen tempo; izvajati majhna podobna opravila v seriji; racionalno dokončati začeto; nadzor časa in načrtov. Pravila za zaključek delovnega dne: zaključite naloge, načrtovane za ta dan; nadzor rezultatov in samokontrola; naredite načrt za naslednji dan.
