Upravljanje s časom ali upravljanje s časom postaja vse bolj priljubljeno. To področje znanja vam omogoča, da delovni dan optimizirate, naredite bolj živahnega in produktivnega. Z uporabo osnovnih načel upravljanja s časom lahko sprostite nekaj ur za tisto, kar je resnično pomembno za podjetje: komunikacijo z družino, rekreacijo in potovanja.
Morate razumeti, da časa kot takega ni mogoče upravljati, človek se nadzoruje, pravilno načrtuje dan in optimizira svoje dejavnosti. Zato je upravljanje s časom najprej umetnost upravljanja svoje discipline in motivacije.
Vse naloge
Najprej morate določiti vse naloge, s katerimi se morate spoprijeti. Vseeno je, ali traja pet minut ali nekaj dni. Treba je natančno določiti obseg dela. To je primarna naloga, na kateri temeljijo skoraj vsi sodobni koncepti upravljanja časa.
Vzemite list papirja ali računalnik in si zapišite vse, kar vam pride na misel. Nato je treba naloge razvrstiti v tri kategorije: hitro, srednje in dolgo. Hitre naloge vključujejo vse naloge, ki jih je mogoče opraviti v 20–60 minutah, srednje - v enem tednu, dolge - v enem mesecu ali več.
Naštejte srednje in dolge naloge v podtočke. Bolj podrobna kot je razgradnja, več možnosti boste uspešno obvladali.
Prednostne naloge
Ena najpomembnejših težav pri upravljanju časa je dobro določanje prednostnih nalog. Malo verjetno je, da bi zmogli popolnoma vse, zato bi morali izbrati res pomembne naloge in se osredotočiti na njihovo dokončanje. Vse cilje oštevilčite v padajočem vrstnem redu po pomembnosti.
Nato seznam odložite in se čez pol ure vrnite k njemu. Pazljivo premislite o svojih prioritetah, morda se bo kaj spremenilo. Izberite en glavni cilj, na katerega bi morali osredotočiti največ pozornosti, in 6-8 dodatnih, ki so tudi za vas zelo pomembni.
Načrtovanje
Običajno načrtovanje poteka teden dni vnaprej, lahko pa si sami izberete periodizacijo (na primer za en dan, tri dni ali mesec). Najprej si na seznam opravil zapišite vse "težke stvari". Se pravi takšne stvari, ki jih je treba dokončati v strogo določenem času. Pojdite na primer na sredo ob 17. uri.
Nato zapišite naloge, ki jih morate le opraviti na določen dan. To lahko vključuje usposabljanje, pripravo na pouk in poročanje. Zanje morate določiti tudi čas izvedbe, le da ne strog, ampak približen. Na primer, v sredo pojdite v telovadnico od 20. do 22. ure.
Zadnja točka so naloge, ki ne zahtevajo stroge vezave. Včasih se imenujejo »kontekstualne«, torej stvari, ki se izvajajo glede na lokacijo. To lahko vključuje branje knjig v prometu ali nakup živil v trgovini.
Časovne morilke
Če resnično nimate dovolj časa, potem zagotovo pogosto počnete nepotrebne stvari in tega ne opazite. Na primer, namesto da pripravite poročilo, se pogovarjate po telefonu. Za identifikacijo takih morilcev lahko uporabite naslednjo metodo.
Vzemite list papirja, ga razdelite na 15-minutne intervale in nenehno zapisujte, kaj ste počeli v posameznem časovnem obdobju. Na primer, od 14:00 do 14:15 sem s kolegom pil čaj. Na ta način lahko prepoznate in odpravite glavne časovne morilce ter določite, koliko časa ste dejansko delali.
